Database pada dasarnya adalah apa yang dianggap sebagai kumpulan
informasi yang terkait dalam beberapa cara. Sebagai contoh jika Anda
menjalankan perusahaan dan menjual produk Anda mungkin memiliki database
yang hanya menampilkan semua penjualan yang telah Anda buat selama
periode waktu. Menyimpan data dalam database akan masuk akal sebagai
informasi perusahaan dan menjual produk terkait dan dengan demikian akan
sesuai untuk database.
Ada berbagai jenis database yang tersedia seperti Microsoft Access
Database, Database Oracle, database MySQL dan sebagainya namun Microsoft
Excel juga memiliki bentuk database yang dikenal sebagai daftar
database. Bentuk daftar yang hampir sama dengan database lain sebagai
data berada di bawah judul kolom dalam baris, tapi setelah itu titik
umum, database Excel berjalan di arah sendiri. Lihat, untuk mencari data
spesifik dalam Microsoft Excel Database atau Excel Daftar kita tidak
menggunakan bahasa database umum dari SQL, kita benar-benar menggunakan
fungsi khusus ditulis. Fungsi-fungsi ini kustom ditulis oleh Anda dan
dikenal sebagai kriteria.
Jadi bagaimana kita membuat database excel …
Yah pertama off, ada satu aturan kita harus selalu mengikuti dan
bahwa adalah salah satu worksheet excel per database. Lagi dan Anda
hanya mendapatkan diri Anda ke banyak masalah. Bahkan jika Anda perlu
memiliki beberapa database excel dalam buku kerja Anda hanya menempatkan
setiap database ke excel worksheet terpisah.
Hal berikutnya yang Anda harus ikuti adalah bahwa database Anda
daftar baris pertama harus berisi daftar judul. Itu adalah baris pertama
berisi nama field Anda. Ditambah masing-masing nama field harus 100%
unik. Anda tidak dapat memiliki dua nama field dengan nama yang sama
atau lagi Anda akan memiliki daftar yang tidak akan bekerja.
Isu berikutnya Anda perlu khawatir dengan adalah mengidentifikasi
nama field. Excel database memiliki aturan sederhana, nama field atau
nama kolom harus unik. Sekarang cara Anda mengidentifikasi mereka adalah
mudah, yang harus Anda lakukan adalah untuk memastikan nama field
banyak data yang berbeda jenis, format, pola dll ke seluruh database
dalam daftar Anda. Umumnya apa yang saya lakukan adalah untuk memformat
nama field saya dalam huruf tebal untuk memenuhi persyaratan ini.
Salah satu aturan yang paling penting yang harus Anda ingat ketika
Anda membuat database excel adalah bahwa sekitar baris dan kolom dari
ladang dan data harus ada baris kosong dan kolom. Apakah ini berarti
bahwa Anda masih dapat memiliki judul di bagian atas ladang, tapi harus
ada baris kosong antara judul dan ladang serta sepanjang kolom terakhir
juga. Aturan baris kosong juga berlaku untuk bagian bawah daftar juga.
Bila Anda memasukkan data ke dalam daftar Anda, setiap sel dalam
mencatat setiap harus mengandung beberapa nilai bahkan jika itu hanya
kosong (nilai kosong masih dianggap nilai) dan setiap record harus
berisi nomor yang sama bidang. Jika tidak ada data spesifik untuk bidang
Anda hanya biarkan kosong dan pindah ke kolom berikutnya.
Pastikan bahwa ketika Anda memasukkan data ke dalam bidang yang Anda
tidak memiliki spasi sebelum teks atau pada akhir dari teks di lapangan.
Jika Anda memiliki spasi, maka apa yang akan terjadi adalah bahwa
pemilahan dan pencarian data dalam daftar akan dikompromikan dan Anda
akan mendapatkan hasil yang tak terduga.
Huruf besar dan karakter rendah kasus di lapangan tidak mempengaruhi
pencarian atau perintah semacam kecuali Anda secara khusus kirim
aplikasi Microsoft Excel adalah sebuah isu. Anda juga dapat menggunakan
rumus di sel jika diperlukan. Rumus dapat merujuk ke sel dalam Daftar
database Excel atau luar Excel Database.
Perhatikan juga bahwa Anda dapat mengedit dan format sel seperti
halnya spreadsheet lainnya namun masalah ini Anda harus mempertimbangkan
sebagai prioritas adalah bahwa nama field harus memiliki format yang
berbeda ke seluruh data dalam daftar database. Sangat direkomendasikan
bahwa tidak ada format lain dalam daftar, kecuali untuk heading
lapangan. Hal ini memastikan bahwa tidak ada kesalahan perhitungan oleh
aplikasi seperti apa yang bidang menuju database excel dan apa yang
tidak.
Sekarang bahwa Anda memiliki setup daftar Anda dengan cara ini
mengikuti aturan-aturan, Anda sekarang telah siap untuk menginterogasi
daftar tersebut dengan menerapkan kriteria. Cara termudah yang dapat
Anda lakukan ini adalah dengan menggunakan Formulir kotak dialog. Untuk
mendapatkan ke dalam bentuk database Excel Anda hanya memilih menu Data
kemudian pilih Form dari menu drop down.
Dari Formulir database Excel Anda hanya dapat memilih tombol
Kriteria, ketik kriteria yang Anda miliki untuk data Anda dan pilih
tombol Find Next dan akan membawa Anda ke record pertama yang memenuhi
kriteria yang Anda cari. Database Excel sangat berguna untuk data
ringkasan yang mana volume catatan yang ada di database Anda tidak
melebihi 65.536 baris.
Jika Anda ikuti aturan untuk membuat database excel Anda akan
menemukan bahwa fungsi yang terkait dengan daftar database excel akan
bekerja secara